Come usare le revisioni di Microsoft Word

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Ogni scrittore dovrebbe saper usare al meglio Word o altri strumenti di scrittura, perché in fase di revisione si rivelano utilissimi.

Inoltre quasi tutti gli editor li usano, e quindi conoscere come funzionano è un passo avanti per avvantaggiare il lavoro, non solo dell’editor ma anche dello scrittore.

Oggi vediamo uno strumento fondamentale: le revisioni di Microsoft Word.

Revisioni di Microsoft Word
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Nota bene: in questo articolo parlo di Microsoft Word, ma le medesime cose si trovano anche in altri software, come Open Office o Pages.

Le revisioni di Microsoft Word

Quando ancora i PC non esistevano, bisognava fare tutto a mano: quindi scrivere, riscrivere, e poi usare la famosissima penna rossa per correggere.

Con l’arrivo dei computer siamo tutti più facilitati: possiamo scrivere e cancellare senza consumare decine di Bic (anche se l’amata carta non sarà mai dimenticata, fidati di me!)

Tuttavia, sebbene cancellare e riscrivere sia utilissimo, e soprattutto faccia sì che il testo sia pulito senza orrende righe di penna, a volte si rende necessario avere da una parte la bozza e dall’altra il testo rivisto.

Possiamo aprire due documenti separati e affiancare da un lato la prima stesura e dall’altro il testo rivisto, ma uno strumento davvero utile è quello che ti permette di avere correzioni, cancellazioni e inserimenti nel medesimo testo.

Sto parlando dello strumento Revisioni di Word.

Strumento che chiunque abbia a che fare con la scrittura deve conoscere a menadito.

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Le revisioni di Microsoft Word: cenni di base

Trovare lo strumento di revisioni di Word è facilissimo: basta andare sul menu in alto e cliccare sulla voce “Revisioni”. Il sotto-menu che si apre è una manna per noi scrittori: possiamo vedere il conteggio dei caratteri, accedere al dizionario o alla traduzione, inserire commenti e, ultimo ma non ultimo, usare le revisioni.

Per primissima cosa, devi attivare lo strumento Revisioni, cliccando sull’icona (nell’immagine la vedi in sfondo azzurrino); in caso contrario, non funzioneranno e qualsiasi modifica apportata al testo sarà considerata come “pulita”.

Revisioni di Microsoft Word
Esempio di testo con le revisioni di Word attive

L’immagine qui sopra è un esempio di testo con le revisioni di Microsoft Word attive: sono quelle in blu sottolineato e in rosso barrato.

È facilmente deducibile come il testo in rosso sia cancellato, e il testo in blu sia l’inserimento della correzione.

Questi sono i colori di default, e ti consiglio di tenerli perché a primo impatto fanno capire subito le parti eliminate e quelle inserite, soprattutto se il tuo testo è in mano a un editor.

Microsoft Word dà tre possibilità di visualizzare le correzioni. La prima è quella dell’immagine poco sopra. È l’opzione “Mostra tutte le revisioni all’interno del testo”. Le altre le trovi andando su Revisioni -> Riquadro revisioni -> Mostra commenti -> Aree commenti (sempre nell’immagine di sopra, quanto racchiuso nel cerchietto rosso).

Se scegli “Mostra revisioni nelle aree commenti”, sul testo appariranno solo gli inserimenti, e a lato il riquadro con le eliminazioni:

Revisioni di Microsoft Word
Attiva l’opzione “Mostra revisioni nelle aree commenti”

Cliccando invece su “Mostra solo commenti e formattazione nell’area commenti”, a lato testo compariranno tutte le modifiche che apporterai alla formattazione del testo, come cambiare tipo di carattere, grandezza, rientri…

Revisioni di Microsoft Word
In questo caso, a lato è evidenziato che il testo non ha più il rientro della prima riga

Quest’ultima opzione è utile soprattutto all’editor qualora dovesse intervenire sulla formattazione del testo per migliorarla.

Cliccando, invece, su “Riquadro delle revisioni”, oltre a vederle presenti sul testo le vedrai anche in una barra verticale o orizzontale:

Esempio di riquadro delle revisioni verticale

Revisioni di Microsoft Word: i commenti

Accanto alle revisioni, è presente anche lo strumento Commenti.

Puoi navigare sui commenti al testo cliccando su “precedente” o “successivo” ed eliminarli cliccando su “elimina” quando non servono più.

Revisioni di Microsoft Word

Al lato testo saranno presenti tutti i commenti che tu o l’editor scriverete, evidenziando ad esempio una frase:

Revisioni di Microsoft Word

Uso lo strumento Commenti (a lato di quello Revisioni) sia quando edito un testo (ad esempio se non capisco una frase e chiedo all’autore di riformularla) sia quando scrivo qualcosa di mio (ad esempio mi appunto qualcosa da rivedere). Tu lo puoi usare, se lavori con un editor, ad esempio se una revisione non ti è chiara e chiedi spiegazioni.

Accettare o rifiutare le revisioni

Questo aspetto riguarda sopratutto se hai a che fare con un testo corretto dall’editor.

Sì, perché può capitare che le revisioni ti vadano bene, e quindi le accetti, oppure non ti convincano e tu le tolga, facendo tornare il testo a com’era in precedenza.

Ma andiamo per gradi.

Innanzitutto trovi la schermata delle Revisioni accanto a quella su come vuoi visualizzare le modifiche:

Revisioni di Microsoft Word

Cliccando su “accetta”, accetti la revisione, che diventa parte del testo, oppure accetti la cancellazione e questa scompare. Cliccando su “rifiuta”, invece, la revisione sparisce e ritorna il testo originario.

Revisioni di Microsoft Word
Esempio di testo con revisioni
Esempio di testo senza alcune revisioni (accettate o rifiutate)

In questo esempio, ho accettato la cancellazione de “del sole”, e la frase è scomparsa, lasciando quella in blu, ossia l’inserimento, e rifiutato la revisione “della luce”, preferendo l’inserimento originale.

Qualora tu voglia, invece, una volta accettate e rifiutate le revisioni sul tuo testo, inserire a tua volta qualcosa, puoi farlo, e i tuoi inserimenti verranno considerati come nuove revisioni.

Quest’ultimo punto sarà molto utile all’editor per vedere i tuoi inserimenti nuovi senza dover riscorrere il testo da capo.

Conclusioni: le revisioni di Microsoft Word sono fondamentali!

Come avrai ben capito in questa veloce guida, le revisioni di Microsoft Word sono fondamentali: non solo ti permettono di avere in un colpo d’occhio gli interventi sul testo, ma agevoleranno molto il lavoro di editing affidato a terzi.

Capita infatti che molti autori non lavorino sul mio testo corretto bensì ricopino le mie revisioni sulla loro bozza. Risultato? Alcune si perdono, soprattutto se sono tantissime. E quindi a me ritocca rileggere il testo da capo e, purtroppo, a volte ricorreggere parole che avevo già corretto in precedenza.

Meglio, allora, lavorare su un solo testo e, conoscendo lo strumento Revisioni, accettare e rifiutare gli inserimenti e cancellazioni, e inserire a tua volta frasi o quant’altro.

Vedrai da subito come il lavoro sarà più veloce e più facile, sia per te sia per l’editor. E ovviamente impiegherete molto meno tempo!

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